Pleinement applicable depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données impose de nombreuses restrictions aux organismes privés et publics qui opèrent des traitements de données à caractère personnel des ressortissants européens. Pour pouvoir continuer librement leurs activités, ces organismes doivent en effet démontrer leur conformité avec le nouveau règlement. Pour y parvenir, la CNIL propose le recours à un outil RGPD qui facilite grandement le procédé.
Les principaux avantages du logiciel RGPD
Le recours à un logiciel de gestion RGPD est justifié par les raisons suivantes :
Tenir les registres des traitements en toute simplicité
Toute entité concernée par le traitement de données personnelles à l’obligation de tenir un registre des traitements. Grâce à l’utilisation du logiciel, il sera plus facile de se conformer à cette loi. D’ailleurs, il faut noter que la cartographie des traitements n’est pas une nouveauté. Sous la Loi Informatique et Libertés, les responsables de traitement devaient déjà établir un registre pour tous les traitements devant être déclarés auprès de l’autorité de contrôle : la CNIL.
Centralisation des données européennes
Pour faciliter la mise en conformité, la Commission Nationale d’Informatique des Libertés propose une démarche de conformité en quelques étapes. En optant pour un logiciel, vous pourrez centraliser toutes les informations relatives à ce sujet en un seul endroit. Cela vous assurera en même temps un gain de temps. Il faut toutefois noter que si la quantité d’informations à stocker est importante, un logiciel gratuit ne sera pas suffisant. Dans ce cas, il faudra se tourner vers une solution payante.
Évaluation de la conformité
La nouvelle réglementation est quelque peu contraignante pour les organismes concernés. Or, les obligations prévues par le RGPD vont permettre d’assurer la protection des données à caractère personnel en tout temps. Toutefois, pour qu’elle soit garantie, une évaluation de la conformité doit être réalisée régulièrement.
La supervision de cette tâche revient au Data Protection Officer. L’outil RGPD permet d’analyser plus simplement les écarts de conformité avec les obligations du nouveau règlement européen.
Implication de tous les acteurs concernés par les traitements
Le processus de traitement des données personnelles concerne différents acteurs, notamment le DPO, le RSSI, le référent RGPD… Grâce à l’outil, il sera plus facile d’évaluer l’efficacité des mesures de sécurité. Le logiciel permet aussi d’appréhender les risques liés à chaque traitement. Même les personnes qui ne disposent pas de connaissances spécifiques en matière de sécurisation des données, pourront plus facilement comprendre les enjeux de l’instauration d’une politique de protection effective.
Comment choisir un logiciel ?
Étant donné que différents types de logiciels RGPD sont disponibles en ligne, un organisme doit veiller à choisir celui qui lui permettra d’assurer la conformité informatique plus facilement. Dans tous les cas, il est préférable de choisir un logiciel payant pour pallier les limites d’un logiciel gratuit :
- Il permet une meilleure collaboration entre le DPO, le responsable du traitement et les sous-traitants.
- Il permet de disposer d’outils de pilotage de la conformité.
- Il permet de s’inscrire dans la durée et l’amélioration progressive tout en gérant les plans d’améliorations et d’actions.
- Il est adapté si la quantité de données à recenser est importante.
Pour choisir parmi les outils payants, les critères suivants sont à considérer :
- Tenue de registre: ce critère est essentiel car le logiciel doit permettre de tenir un registre des traitements plus facilement.
- Études d’Impact: le logiciel choisi devra faciliter la réalisation d’une analyse d’impact
- Gestion et visualisation des résultats: un bon logiciel doit présenter une interface intuitive, permettant de voir les résultats en un seul coup d’œil. En effet, il doit assurer un gain de temps au DPO.
- Coût: il varie selon le fournisseur de logiciel. Surtout, fixez un budget préliminaire pour garantir la sécurité de vos systèmes d’information. Cela vous permettra de mieux maîtriser les coûts liés au RGPD à l’avenir.