Autrefois, la tenue des « comptes » d’une entreprise était un processus sur papier, impliquant un grand livre, de nombreuses colonnes et un crayon pour enregistrer les données financières essentielles d’une entreprise. À l’ère du numérique, cependant, même la plus petite entreprise peut bénéficier d’une grande variété de logiciels de comptabilité pour petites entreprises sur le marché. Les logiciels de comptabilité peuvent non seulement vous aider à réduire les erreurs humaines dans vos calculs, mais ils peuvent aussi vous aider à obtenir des informations sur votre entreprise que vous ne pouviez pas voir sur papier – comme par exemple générer des prévisions de ventes pour le trimestre suivant, déterminer quels articles sont en surstock et identifier le service le moins rentable.
Les logiciels de comptabilité des entreprises peuvent être la source de toutes ces informations accompagnés d’un logiciel RGPD pour garantir votre conformité face aux données personnelles sensibles. Mais trouver le meilleur logiciel de comptabilité pour votre entreprise peut être un défi, avec une explosion de produits logiciels et d’offres d’applications en ligne. Pour choisir un logiciel de comptabilité d’entreprise, vous devez comprendre certaines bases de la comptabilité d’entreprise, bien étudier votre entreprise et ses besoins en matière de comptabilité, et évaluer les produits disponibles aujourd’hui.
Comment choisir un logiciel de comptabilité d’entreprise : Options de logiciels de comptabilité d’entreprise
Types de produits comptables disponibles
La gamme de logiciels de comptabilité disponibles pour les petites et moyennes entreprises ne cesse de s’élargir. À l’heure actuelle, il existe quelques catégories générales parmi lesquelles choisir : des progiciels de gestion des salaires et de comptabilité pour les petites entreprises, davantage de programmes de gestion d’entreprise à service complet, des applications en ligne hébergées sur le web et des programmes gratuits. Voici un aperçu de chaque catégorie et de certains des produits les plus populaires disponibles pour les petites et moyennes entreprises :
Paie et comptabilité des petites entreprises. Il existe plusieurs logiciels de comptabilité parmi les plus vendus que vous pouvez acheter sur le marché ou sur le Web. Ils répondent à la plupart des besoins des petites entreprises en fournissant les outils et les rapports comptables dont vous avez besoin pour utiliser vos données financières. Il s’agit notamment de la série QuickBooks d’Intuit, qui se vend très bien et qui est disponible en plusieurs éditions à plusieurs niveaux et pour laquelle il existe des modules complémentaires, tels qu’un calculateur de flux de trésorerie. Parmi les autres produits populaires, citons le format glisser-déposer facile à apprendre de Simply Accounting de Sage Software, qui est disponible en licences de 20 places maximum.
Logiciels de gestion d’entreprise. Il s’agit de programmes de comptabilité plus coûteux et plus complets qui peuvent également inclure d’autres fonctions financières dont vous avez besoin pour suivre votre entreprise, comme le point de vente, le contrôle des stocks, la gestion de la relation client (CRM), la facturation, les achats et même la gestion des ressources de l’entreprise (ERP). Parmi les logiciels les plus populaires dans cette catégorie, citons le logiciel de gestion d’entreprise Everest, qui intègre tous les processus commerciaux dans une seule solution, et NetSuite, qui se targue d’offrir « tout ce dont vous avez besoin dans une solution puissante ».
Applications de comptabilité hébergées sur le web. Une nouvelle race d’applications de gestion financière en ligne a émergé ces dernières années, profitant de la confiance croissante que les entreprises développent dans le Web comme environnement d’affaires sûr. Maintenant que les entrepreneurs se sentent à l’aise avec le modèle du « logiciel dans le Cloud » et les avantages inhérents qu’il offre, ils sont de plus en plus nombreux à commencer à regarder au-delà du courrier électronique ou de la productivité bureautique pour se tourner vers des applications plus sophistiquées et plus sensibles comme les applications financières. Le poids lourd de la comptabilité des petites entreprises, Intuit, a lancé une alternative en ligne appelée Quickbooks Online. Peachtree a également lancé une version en ligne bien présentée.
Logiciels de comptabilité gratuits. La plupart des petites entreprises doivent être sceptiques à l’égard des programmes « gratuits », en particulier lorsqu’il s’agit des données financières de votre entreprise. Mais une version gratuite de QuickBooks vous permet de créer des factures, d’imprimer des chèques, de gérer la paie et de gérer jusqu’à 20 comptes clients. Il existe de nombreux logiciels gratuits sur le marché, mais QuickBooks est la meilleure option pour les entreprises en croissance, car il est facile de passer à la version payante, qui permet aux utilisateurs de suivre plus de 10 000 clients.
Comment choisir un logiciel de comptabilité d’entreprise : Ce qu’il faut savoir avant de commencer à faire des achats
Connaissez vos limites budgétaires
Votre budget est un élément clé. Les logiciels disponibles sur le marché, tels que QuickBooks, Peachtree et MYOB, sont tous très abordables. Cependant, lorsque vous commencez à vous concentrer sur un logiciel de comptabilité spécifique à votre secteur, également appelé logiciel vertical, les coûts augmentent sans cesse.
Contactez d’autres entreprises et consultants en logiciels
Découvrez ce que tout le monde utilise dans votre secteur d’activité. D’accord, peut-être pas tous les autres, mais au moins quelques-uns de vos concurrents. Les réunions d’associations professionnelles sont un bon endroit pour en discuter, et vous pouvez aussi demander à votre comptable, puisqu’il devrait avoir au moins un autre client dans votre secteur.
Créez votre liste de souhaits
Maintenant que vous avez obtenu beaucoup d’informations, il est temps de vous asseoir et de documenter ce que vous voulez que le logiciel de comptabilité des entreprises fasse pour vous. Bien entendu, vous ne trouverez probablement pas de logiciel de comptabilité d’entreprise qui réponde à tous les éléments de votre liste, vous devez donc aussi décider de ceux dont vous pouvez vous passer.
Il est important d’équilibrer les informations que vous avez reçues de vos interlocuteurs avec des informations factuelles et des opinions objectives. Les sites web des fournisseurs de logiciels, tels que QuickBooks.com ou Cougarmtn.com, comportent des listes détaillées de caractéristiques et de fonctionnalités, et des avis objectifs peuvent être trouvés sur des sites de confiance tels que Inc.com.